Subsidieprojecten in de zorg

Als zorginstelling krijg je hoe dan ook te maken met subsidies en financiële regelingen. Hoe legt jouw organisatie de subsidieaanvragen vast? Is voor alle betrokken collega's inzichtelijk wat de status is van een subsidieaanvraag? Of herken je een van de valkuilen:

Er circuleren diverse niet actuele lijstjes met subsidieprojecten
Projectleiders stellen geregeld vragen over de status van hun subsidieproject
Financiële administratie wordt gevraagd overzichtjes aan te leveren van inkoopfacturen die op een project zijn geboekt.

Kortom: jouw organisatie is niet volledig in controle wat betreft de subsidieprojecten.

Oplossing:

Structureer de subsidieaanvragen met de projectmodule van AFAS. Met andere woorden: zie een subsidieaanvraag als een project in AFAS, inclusief begin- en einddatum. Hoe ziet dit er concreet uit?

Initiatie
We maken een relevant projectprofiel, inclusief de beoordeling van het project met geautomatiseerde reviewmomenten. Het projectprofiel zorgt ervoor dat alle informatie die nodig is voor inzicht en rapportage aanwezig is. Zo weten alle betrokkenen wat er is vastgelegd en kun je met correcte basisgegevens dossiers en budget starten.

Projectteam
Voor een succesvol project is het noodzakelijk dat de juiste medewerkers bij het project betrokken zijn. Met het inzetten van een projectteam in AFAS geef je eenvoudig de juiste medewerkers toegang tot een subsidieproject. Leden van het projectteam kunnen op elk gewenst moment zelf de actuele projectinformatie opzoeken.

Budget
De vastgestelde subsidie wordt geautoriseerd vastgelegd in het subsidieproject en kan alleen worden gewijzigd via een workflow, die via de juiste autorisatie wordt uitgevoerd.

Kosten
Een subsidie is voor jouw organisatie een opbrengst die aan één of meerdere doelen wordt besteed. In de praktijk zijn dit externe kosten en de uren van medewerkers. Door vooraf helder te hebben hoe je wilt / moet rapporteren zorg je voor de juiste items waarop externe kosten en uren geregistreerd kunnen worden.

Rapportage en verantwoording
Door stamgegevens, budget en realisatie samen te brengen geef je tussentijds financieel inzicht. Daarnaast zorg je ook dat je tijdig een rapportage aan je subsidieverstrekker kunt geven.

Naast financiële informatie wil je ook de niet-financiële voortgang inzichtelijk maken, zodat altijd inzicht is in de complete projectvoering.