Als zorginstelling gebruik je veel verschillende artikelen. Het assortiment gaat van markeerstiften tot thee en van naalden tot implantaten. Om te zorgen dat je als organisatie de juiste documenten bij een artikel inzichtelijk maakt is er vaak veel tijd nodig, maar daarnaast is het raadplegen moeilijk centraal te regelen. Niet minder belangrijk is dat het bij diverse medische artikelen verplicht is om de juiste documenten te registreren en te kunnen overhandigen.
Een goed beheer van het artikeldossier begint met het herkennen van je uitdagingen:
Kortom: jouw organisatie kan het artikeldossier beter faciliteren door dit als een proces te zien met de bijbehorende activiteiten. In AFAS kun je dit middels een aantal stappen regelen.
Oplossing:
Bepalen artikelen/productgroepen
Allereerst is het nodig om te bepalen bij welke soorten artikelen je een artikeldossier moet of wilt vastleggen. Wanneer je dit bepaalt hebt weet je bij welke huidige artikelen je dit kunt gaan registreren, daarnaast geeft dit inzicht voor een assortimentsbeheerder of inkoper bij welke nieuwe artikelen dit direct bij het aanmaken kan worden vastgelegd.
Welke informatie
Door te bepalen welke informatie je gaat vastleggen kun je dit ook gaan opdelen in categorieën. In concrete AFAS termen betekent het dat je kunt gaan werken met een vrij type dossieritem en meerdere kenmerken. Door dit op te delen heb je per artikel gelijk duidelijkheid welke informatie er is geregistreerd en welke documenten er nog ontbreken.
Voor wie en waar te raadplegen
De informatie wil je zo laagdrempelig mogelijk delen met medewerkers in de organisatie en met zo min mogelijk handelingen. Maak informatie daarom direct inzichtelijk bij een artikel op Insite en gebruikers kunnen dit zelf raadplegen. Door ook hier de kenmerken te gebruiken voorkom je vragen en stuur je iemand gemakkelijk naar het juiste document.
Actueel houden
Om te zorgen dat de informatie actueel blijft koppel je een signaleringsdatum aan iedere informatiebron. Via een signaal, eventueel met workflow, zorg je dat de juiste groep gebruikers een taak krijgt om de documentatie te controleren en eventueel te vernieuwen. Door gebruik te maken van extra velden op de documentatie zorg je dat je medewerkers ook alleen actuele informatie krijgen.
Rapportage en inzicht
Geef de gebruikers die het artikeldossier beheren via een weergave, cockpit of analyse direct inzicht in welke informatie er is vastgelegd, wat nog ontbreekt en wanneer welke informatie verloopt. Niet meer zelf controleren wat er is vastgelegd middels handmatige controle, maar deze informatie direct en actueel presenteren aan je medewerkers.