|
|
"Arjan heeft veel kennis van ons instituut, en wij zijn dan sneller geholpen."
We hebben hard gewerkt aan het proces Registratie kwalificaties, zodat we helder hebben welke deskundigheid in huis is. Zo geldt voor bijvoorbeeld artsen een BIG-registratie. Voor zowel de werknemer als de werkgever is het dan handig te weten wanneer die registratie afloopt. Dat we op tijd een seintje krijgen, en dat de medewerker zelf actie kan ondernemen. Dat werkt nu heel prettig.
Optimale registratie helpt ons. Zo hebben we diverse vaccinatie-processen die we in kaart brengen. Daar zijn we net mee gestart. Dat we helder hebben wie welke vaccinatie heeft gehad. We hopen dat door middel van AFAS efficiënter in te richten. De medewerker kan dan zelf de registratie doen. We hebben daar nu een module voor ingericht in AFAS Insite.
Een groot deel van HR is nu geautomatiseerd via Insite, zoals contractverlenging en uitdiensttreding. We hebben veel tegelijk aangepakt. Daarna hebben we de medewerkers meegenomen in het proces, hen inzicht gegeven hoe ze zelf in Insite hun gegevens kunnen registreren, het is nu allemaal gedigitaliseerd.
We hebben gekeken welke velden in Insite overbodig zijn, zodat de medewerker zo min mogelijk belast wordt met administratie. We hebben deze velden onzichtbaar gemaakt in het systeem. De medewerker hoeft dan maar één keer zijn adres in te vullen, en ‘aan de achterkant’ van het systeem verschijnt dit adres in verschillende velden, zodat wij de gegevens makkelijk kunnen uitlezen.
We bereiden het overleg met Arjan voor door alle punten te noteren waar we in de praktijk mee bezig zijn. Arjan gaat dan aan de slag, in de loop van de dag kijken we wat de verbeteringen zijn en wij kunnen dan alvast testen of de aanpassingen werken voor ons. Aan het einde van de dag krijgen we meestal een overzicht van wat er afgehandeld is, en welke openstaande vragen er nog zijn zodat wij de tijd hebben daar weer rustig naar te kijken.
Ja, het is het gemak waarmee je vragen kun stellen, ze zijn toegankelijk. Arjan heeft inmiddels veel kennis opgebouwd van onze organisatie, dat is heel prettig. Dat is echt anders, dat werkt beter dan een consultant die ons niet kent; dan moet je vaak veel uitleggen, de consultant moet zich verdiepen in de vraag, in de organisatie, in de systeeminrichting, dat kost tijd. Arjan heeft veel kennis van ons instituut, dat werkt efficiënt, en wij zijn dan sneller geholpen.